メニュー

【運営者必見】会社の表彰式を成功させるポイント7選|流れや注意点を解説

本記事にはプロモーションが含まれている場合があります

目次

【運営者必見】会社の表彰式を成功させるポイント7選|流れや注意点を解説

会社の表彰式の運営役を、なんと任されることになった……! 正直やりたくなかったけど、上司からの依頼のため断りにくく、しぶしぶ受けることに。


そのようなときに、以下のように悩むのではないでしょうか。


「どのように進めたらいいの?」

「成功させるには何が大切なの?」


年に1度しかない会社の大イベントを任される大役を果たすことになり、どうしたらいいか戸惑ってしまうかもしれませんね。


本記事ではそのような方に向けて、会社の表彰式を成功させるためのポイント7選を詳しく解説していきます。企画から本番までの流れや注意点もまとめているので、ぜひ参考にしてください。


筆者は会社の表彰式の運営歴が2回あります。その体験談を元にお伝えできればと思うので最後までご一読ください。

会社の表彰式を成功させるためのポイント7選

早速ですが、会社の表彰式を成功させるには、以下のポイントを押さえる必要があります。


・運営側が企画を楽しむ

・運営経験のある方にアドバイスを求める

・運営メンバーに過度な期待をしない

・会場の装飾や演出をこだわる

・表彰者が全体に話す場をつくる

・モチベーションアップにつながるコンテンツを考える

・リハーサルを念入りに行う


それぞれ見ていきましょう。


運営側が企画を楽しむ


何よりも運営側が表彰式の企画を楽しむことが大切です。


なぜなら、楽しんで取り組めるといいアイデアが出やすくなって、結果としてパフォーマンスが高いからです。


私が初めて表彰式の運営を任されたのは、新卒の会社でした。毎年新卒が運営する決まりがあったため、例のごとく私たちの代も担当することに。


当然のごとく、勤務時間外に時間をつくって運営の仕事をします。結果として、プライベートや睡眠時間はどんどん削られました(笑)。


しかし、プロジェクト管理や人に喜んでもらえる感覚を経験できて、私は運営して良かったと10年以上経過した今でも感じています。


この経験はビジネスの基礎になります。今後の経験に何かしら活きるため、ぜひ楽しみながら運営をしていきましょう。


運営経験のある方にアドバイスを求める


会社に表彰式の運営経験のある先輩がいれば、真っ先にアドバイスをもらうようにしましょう。


運営経験のないメンバー同士で話しあっても、方向性が正しいとはかぎらないからです。むしろ、明後日の方向に進んでいる可能性が高いため、早い段階で軌道を正す必要があります。


具体的には、以下の点を確認できるといいでしょう。


・先輩が運営したときのコンセプトをどのように決めたか?

・運営のときに使った資料やドキュメントを一括でもらえるか?

・予算の稟議はいつまでに誰にもらわないといけないか?

・表彰式を成功させるうえで何が大切か?


複数人、先輩がいるようであれば何人かに相談するのがおすすめです。運営側の相談役として、参画してもらえるとベターとなります。


運営メンバーに過度な期待をしない


現実問題として、全員が仕事をしながら表彰式の運営をしているため、人によって使える時間が変わってきます。プロジェクトが忙しいメンバーがいると、運営にほとんど関われない場合もあります。


そのため、運営の負担度がメンバーによってバラバラになってしまうわけです。それに対して、ネガティブな感情が湧いてしまうかもしれません。(なんで、自分ばかりやっているんだと)


しかし、そのような状況であっても、プロジェクトを回していくのがあなたの仕事です。自己責任で運営を進めていくほうが、間違いなく成長していきます。


誤解のないように言いますが、他のメンバーを信用しないという意味では決してありません。あくまで自己責任でプロジェクトを進めていく意識を持ちましょう、ということです。


会場の装飾や演出をこだわる


表彰式は、社員の日頃の頑張りを評価する場です。表彰された社員が「頑張ってきてよかった」「この会社に入ってよかった」と思える舞台にしていきます。


そのため、特別感の演出は重要です。会場の装飾や演出にはこだわりましょう。


会社で定期的に開催していると、以前の表彰式とどうしても比較されてしまいます。


いつもと同じになってしまい、マンネリ化を感じさせないように、装飾や演出は力の入れどころ。レッドカーペットや照明ライト、映像の演出を一括して依頼できる業者に相談して、最高の舞台を創りあげるのがおすすめです。


予算に合わせた見積もりをいくつか出してもらうと検討しやすくなります。


表彰者が全体に話す場をつくる


表彰された社員が全体に話す場をつくりましょう。簡単に言うと、受賞コメントです。


成功したノウハウやマインドをほかの社員に伝えてモチベーションアップにつなげられるからです。普段一緒に仕事をしていないメンバーを知れる機会にもなります。


ただし、即興で話すのが苦手な方もいるため、うまく話せなくても司会進行役が「温かい拍手をお願いします」と会場に呼びかけましょう。


表彰者の気分を害さないように配慮する必要があります。


モチベーションアップにつながるコンテンツを考える


多くの会社は表彰式を定期的に実施しています。参加者がその都度「次こそは自分がその場に立ちたい」とモチベーションを上げるためです。そんな魅力的なイベントにする必要があります。


そのため、記念品や特典を充実させることは大切です。表彰されても特典がショボいとやる気になりませんよね(笑)


予算との兼ね合いもありますが、社員のモチベーションをあげるにはお金をかけるポイントと言えるでしょう。


しかし、景品や特典は何を用意したらいいかと思わないでしょうか。「景品いちば」であれば景品に関するパネルや目録、引換券の準備や発送までを一括して対応してくれます。


予算に合わせた景品を用意しているため、選びやすいです。


⇒景品いちばの公式サイトへ


リハーサルを念入りに行う


いくら企画や準備をしっかり行っても、会場でうまく機能しない場合があります。


会場の設備環境を使いこなせない場合があるからです。部活動の練習を頑張っても、試合で結果を出せないと意味がないのと同じです。


運営側が会場を下見をするときは、以下について確認しましょう。


・最寄り駅からの会場までの所要時間

・最寄り駅からの会場までの道順

・機材などの搬入可能時間

・完全撤収する時間

・ネット回線の有無とスピード

・トイレや喫煙場の数と広さ

・マイクの本数(有線・無線)

・プロジェクタの位置と設定方法

・音響の設定

・レンタルできる備品

特にマイクや音響、スクリーンの映像出しはスムーズにできないと、進行の妨げになってしまいます。データやドキュメント上では見えないところを中心に現地で確認する必要があるわけです。

会社の表彰式を開催するそもそもの目的は?

ここでは、会社がわざわざお金と時間をかけて表彰式を開催する目的について考えていきます。


社員の稼働を止めてまで実施することに、一体どのようなメリットがあるのでしょうか。


その目的は以下、3つです。


・成績上位者をたたえモチベーションアップをはかるため

・会社の評価軸を示し方向性を定めるため

・社員同士の交流をはかるため


それぞれ見ていきましょう。


成績上位者をたたえモチベーションアップをはかるため


目的の1つ目は、結果を出した社員を称えて、モチベーションを上げてもらうためです。会社から自分の仕事が評価されていれば、もっと頑張ろうと思えますよね。実際に、報酬や豪華賞品をもらえるなら、さらにその気持ちは強くなるでしょう。


表彰されなかった社員も、表彰者を見て「次はあの場所に自分が立ちたい」「今回はダメだったけど次回こそは」とやる気を引き出す効果も狙えます。


人間には承認欲求があり、評価してもらえると心を開きたくなります。結果を出す社員の気持ちを満たし、今後も退職せずに働きつづけてくれるわけです。


会社の評価軸を示し方向性を定めるため


目的の2つ目は、会社の評価軸を全社会議の場で提示し、方向性を伝えるためです。表彰すると言っても、評価ポイントが明確でないと不平不満の声が上がってしまうでしょう。


そのため、


・今回表彰された方はどこを評価されたのか?

・自分が所属している部署では表彰される可能性があるのか?


という2点は間違いなく伝える必要があります。


営業やマーケティング部門であれば、数字で評価しやすいですが、技術やバックオフィス部門は数値化が難しいです。


そのため、部署ごとに表彰制度を設ける会社は増えています。比較的、公平性のある評価ができるからですよね


そして、次の1年も一丸となって頑張っていく意識を全社員が持つのが理想です。


<h3>社員同士の交流をはかるため

目的の3つ目は、社員同士が交流するためです。


普段仕事をしていると、案件ごとにかかわる人が決まってしまいます。勤務先の場所も変わってしまうケースも多いため、同じ会社の社員にもかかわらず、接する機会が生まれなくなってしまいます。


会社の規模やビジネスモデルによって避けるのが難しいですが、会社として社員一丸となる機会はあってほしいもの。


表彰式を開催することで、他のスタッフや部署を知る機会を提供できます。


たとえば、あなたが営業部門であれば、それを支えるバックオフィスの方々の活躍は理解していても、それ以外の部署は分からないでしょう。


新規顧客を集めているマーケティング部門や会社の精鋭が集められた部署などが表彰されれば、他部署の仕事内容を認知できる機会にもなります。


結果として、会社全体を理解できるようになるでしょう。

表彰式のあとには、懇親会も用意されています。普段話す機会のない方やお世話になってる方と談笑できるため、より交流がはかられるわけです。

会社の表彰式の企画~本番までの流れ

会社の表彰式の企画~本番までは、以下の9ステップに沿って進めましょう。


1.企画やプログラム立案

2.コンテンツ制作

3.コスト算出&稟議

4.社内告知

5.リハーサル

6.開会の言葉

7.表彰式

8.社長のあいさつ

9.閉会の言葉


上記をそれぞれ順番にお伝えします。


1.企画やプログラム立案


まずは、企画やプログラムを考えることです。会社の枠組みで表彰式を行う以上は「会社の表彰式を開催するそもそもの目的は?」でお伝えした目的からはブレることはまずありません。


それを踏まえて、どのような企画やプログラムにしたらおもしろか考えるのがいいのではないでしょうか。


企画をいくつか用意し、会社の上席にお伺いを立てて、どの案でいくか決めていく必要があります。提案内容は1つだけでなく3つくらい用意すると、上司に考えてもらいやすくなります。


企画を考えるうえで、社員向けにアンケートを実施するのはおすすめです。経営陣が見えない問題点が見えてかるからです。


方向性が定まったら次に進みます。


私が新卒の会社で企画したときは、各プロジェクトの発表会でした。システムエンジニアの派遣会社でしたので、仕方ないと言えば仕方ないですが、今思うと企画におもしろさはないですね(笑)


2.コンテンツ制作


企画の大項目が決まったら、中項目⇒小項目へ落としていきます。以下のように中項目レベルで担当を決めておくのがいいでしょう。


・司会進行役

・表彰式担当

・表彰式以外のコンテンツ担当

・カメラ担当

・懇親会担当


各担当が前回の表彰式を運営した先輩にアドバイスを聞いて、より細かいレベルで作業内容を落としていきます。


特に表彰式担当は、どのような表彰項目をつくるかが重要です。


・会社の利益を大きくつくった

・社内の仕組化に貢献してくれた

・勤続年数が10年以上となる模範スタッフ

・新卒で一番頑張ってくれた

・会社の経費を削減してくれた


といった風にさまざまな切り口を用意しましょう。


また、司会進行役は台本をしっかり作り込む必要があります。音響や照明、映像のタイミングも台本に記載して、運営スタッフ全員が同じ認識を持てることが大切です。


3.コスト算出&稟議書を提出


コンテンツ制作が進み出すのと同時に、今回の企画にかかるコストを計算します。前回の表彰式にかかった予算を元に考えていきますが、別途かかる費用については早めに稟議を通した方がいいです。


たとえば、表彰式を盛り上げるために芸人を呼ぶことを検討していても、そんな予算は取れないと上司に言われたら、その企画が成立しなくなってしまいます。


必要経費があれば、なぜそれが必要かを説明できるようにして、早めに会社に伝えるようにしましょう。


特に運営側で自由に使える予算がいくらほどあるのか確認できると、運営がスムーズに進みます。


4.社内告知


社内で表彰制度を設ける場合、社内規則に記載する必要があります。目的や方法、手続きなどについて明記しなければなりません。


就業規則の必要記載事項に該当するからです。


日時や会場をメールなどで展開し、出欠確認を取ります。


各部門の役職者に表彰式の告知や出欠提出の依頼をお願いすると、集まりが早くなります。詳細を展開する必要はなく、あくまで日時を押さえてもらうのが目的です。


5.リハーサル


運営メンバーは本番前に一度は会場に足を運びましょう。各担当業務が本番の会場でうまくできるかチェックする必要があるからです。


たとえば、司会進行役であれば、会場の広さや音響は事前に確認したほうが、安心して本番に臨めます。


また、荷物の郵送がある場合、どこで受け取りができて、いつ会場に届くのかもチェックしましょう。


6.開会の言葉


開会の言葉は、会社の中でも立場が上の方に依頼するのが通常です。


依頼する方には、事前に伝えてくださいね。直前だと、話しにくい方も多くいます。


7.表彰式


表彰式が始まったら、表彰を受ける方を順番に呼び、賞状や記念品を社長に渡していきます。名前や読み方に間違いがないように気をつけてください。


どのような賞をどのような理由で受け取っているのかを、司会進行役が明確に伝える必要があります。


この点については、会社と事前に認識合わせをしておきましょう。


8.社長のあいさつ


表彰式が終わったら、社長のあいさつです。即興で話せる方も多いため、〇分程度時間を取っている点を共有しておけば基本的に問題ありません。


9.閉会の言葉


最後は、閉会の言葉です。開会の言葉同様に、会社の中で立場が上の方が担当するのが一般的ですが、司会進行役が行う場合もあります。

司会進行役が話す場合、台本に内容を書いておくと落ち着いてできるでしょう。

会社の表彰式をするうえでの注意点

会社の表彰式を行ううえで、以下の点には気をつけましょう。


・服装はスーツやオフィスカジュアルでOK

・社員を労う気持ちを持つ

・事後アンケートを実施する


服装はスーツやオフィスカジュアルでOK


運営側の服装は、いつも通りで問題ありません。男性であればスーツ、女性であればオフィスカジュアルです。会社の雰囲気によりますが、タキシードやロングドレスをわざわざ用意する必要はありません。


このような点も前例にならうのが一般的です。


社員を労う気持ちを持つ


会社の表彰式は、経営陣が社員を労うために開催しています。その運営に参加しているため、運営側も社員の日々の労働を労う気持ちを持つ必要があります。


ある種、経営側に立って会社を盛り上げられる貴重な体験ができるわけです。そのようなマインドセットで取り組むと、より価値の高いイベントを企画できるのではないでしょうか。


事後アンケートを実施する


無事に表彰式が終わったとしても、やりっぱなしにしてはいけません。終わったあと、フィードバックをもらうためにアンケートを取りましょう。


次回の表彰式もより良いものにするために参加者の声を聞いて、良かった点や改善ポイントを探るためです。


・本当に社員のモチベーションが上がったのか?

・会社への帰属意識や愛社精神が高まったのか?

といった点をアンケートから感じ取れるかが大切です。もし、不十分であればどうしたら良かったのかを話し合いましょう。

まとめ:会社の表彰式を運営するのはおすすめ

私は過去2度、会社の表彰式を運営したことがありますが、経験して本当に良かったと思っています。そのときの経験が、別のコミュニティで勉強会や旅行の企画をするときに役立っているからです。


表彰式を成功させるために最も大切なのは、自分自身が企画を楽しむことにほかならないです。プライベートな時間は削られると思いますが、ぜひやり切ってもらいたいです。応援しています。


特に景品選びは、表彰式が盛り上がるうえで重要です。しかし、何を選んだらいいか分からないし、準備するのも手間に感じると思わないでしょうか?


「景品いちば」であれば、景品の準備を一括で依頼できます。全品巨大景品パネルが付いていますし、ビンゴカードが20枚付いています。


表彰者には当日、景品の目録だけ渡して、後日自宅に郵送する形式を取れます。手間をかけずに景品を送れるのでおすすめです。

⇒景品いちばの公式サイトへ

この記事は執筆された時点での情報を元に記載されております。文書・写真・イラスト・リンク等の情報については、慎重に管理しておりますが、閲覧時点で情報が異なる場合がありますので、あらかじめご了承ください。 記載内容や権利(写真・イラスト)に関するお問合せ等はこちら

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次